چگونه در جلسات کاریاحساس خستگی نکنیم
جلسات کاریدر روند پیش رفت کار و اعتبار شرکت تاثیر زیادی دارد و همچنین برگزاری جلسات کاریبه حل مشکلات و چالش‌ها در کار کمک می‌کند. بنابراین برای داشتن بهترین بازخورد و خروجی از جلسات تمرکز و انرژی داشتن افراد اهمیت زیادی دارد. شاید برای شما هم پیش آمده باشد که پس از مدتی در جلسات کاری احساس خستگی کنید و دیگر تمرکز برای مشارکت و یا گوش دادن به صحبت‌ها نداشته باشید. بسیاری از افراد از جلسات کاری بیزار هستند و علاقه چندانی به شرکت در جلسات ندارند چرا که از نظر این افراد شرکت در جلسات اتلاف وقت حساب می‌شود و همچنین انرژی آن‌ها را می‌گیرد و خسته می‌شوند. سوال اصلی این است که چطور از خسته شدن در جلسات کاری جلوگیری کنیم و تا پایان جلسه با انرژی و سرحال باشیم! در ادامه این مقاله قرار است که شما را با چند راه کار برای خسته نشدن در جلسات کاری آشنا کنیم.
بهترین زمان را برای برگزاری جلسات کاریانتخاب کنید
انتخاب ساعت مناسب برای برگزاری جلسات کاریبه شما و کارمندانتان کمک بزرگی می‌کند. ساعات پایانی روز‌های کاری به ویژه در پایان هفته زمان مناسبی برای برگزاری جلسات نمی‌باشد. بهتر است که در ساعات اولیه صبح و روز‌های اول هفته جلسات خود را تشکیل دهید. همچنین برای اینکه هم نشینی و انرژی را در جلسات خود بیش تر کنید می‌توانید جلسات کاریخود را با یک صبحانه سبک همراه کنید.
از جلسات کاریطولانی پرهیز کنید
هرچه جلسات کاریدر مدت زمان طولانی تری برگزار شود افراد بیش تر خسته می‌شوند و تمرکز و انرژی آن‌ها نیز کم می‌شود. زمانی که جلسه شما خسته کننده شود هیچ بازخورد و خروجی خوبی نخواهید داشت بنابراین برای جلوگیری از این اتفاق بهتر است زمان کوتاهی را برای جلسات کاریدر نظر بگیرید. همچنین اگر زمان جلسات کاری طولانی است بهتر است زمانی را برای تنفس و استراحت در نظر بگیرید. همچنین می‌توانید از این زمان برای پذیرایی نیز استفاده کنید.
وقت شناس باشید
بهترین کار برای احساس خستگی نکردن در جلسات کاریاین است که وقت شناس باشید و در زمان مقرر و معین در مکان جلسه حضور داشته باشید و راس ساعت جلسه را آغاز کنید. منتظر ماندن برای افراد دیگر باعث می‌شود تا افراد حاضر پیش از شروع جلسه احساس خستگی کنند و همچنین وقت آن‌ها هدر برود. همچنین وقت شناس بودن نشان دهنده شخصیت و نظم کاری شما می‌باشد. همچنین با رعایت این موضوع نشان می‌دهید که به دیگران احترام می‌گذارید. جدا از وقت شناس بودن و شروع کردن به موقع جلسه بهتر است که جلسات خود را در ساعت مشخص شده پایان دهید و در صورتی که به زمان بیش تری نیاز داشتید جلسه را به روز و ساعت دیگر موکول کنید.
جلسات خود را با تعداد افراد کم تری تشکیل دهید
تحقیقات نشان می‌دهد زمانی که شما افراد زیادی را در جلسات کاریشرکت می‌دهید جلسات شما بازدهی کم تری دارد و همچنین باعث خستگی افراد می‌شود. برای مثال زمانی که 20 نفر در جلسات حضور پیدا می‌کنند مدیریت جلسه کار دشوار تری می‌شود و تعداد زیادی از افراد حاضر در جلسه زمان کافی برای مشارکت و گفت و گو نخواهند داشت که باعث می‌شود افراد احساس خستگی و مفید نبودن داشته باشند. همچنین بالا بودن تعداد افراد در جلسات باعث می‌شود تا افراد دچار سردرگمی‌شوند.
ممنوعیت استفاده از وسایل الکترونیک
حتما در جلسات دیده‌اید که بعضی افراد در حین جلسات از تلفن همراه خود استفاده می‌کنند و یا بعضی اوقات برای پاسخ دادن به تماس تلفنی جلسات را ترک می‌کنند. به طور کلی حضور این افراد در جلسات نه تنها باعث می‌شود خودشان تمرکز نداشته باشند بلکه تمرکز دیگران را نیز کاهش می‌دهند همچنین این مار باعث بی احترامی‌به افراد حاضر در جلسه نیز می‌باشد. بنابراین برای افزایش تمرکز و خسته نشدن حاضرین بهتر است که تا جای ممکن استفاده از وسایل الکترونیکی را مثل تلفن همراه ممنوع کنید.
از جلسات غیر حضوری استفاده کنید
برای اینکه تنوعی در جلسات ایجاد شود و افراد از جلسات کاریحضوری خسته و دل زده نشوند می‌توانید از جلسات غیر حضوری به صورت مجازی استفاده کنید. نه تنها این کار تنوعی در برگزاری جلسات می‌باشد بلکه در زمان و هزینه‌های افراد صرفه جویی می‌شود. همچنین این کار سبب می‌شود تا کارمندان در فضای مجازی با یک دیگر مشارکت داشته باشند و اتحاد بین آن‌ها بیش تر شود.
پشت میز صاف بنشینید
درست نشستن پشت میز کنفرانستاثیر زیادی در خسته نشدن شما دارد. همچنین اگر پشت میز صاف ننشینید به ستون فقرات شما آسیب وارد می‌شود و جدا از خسته شدن احساس درد در کمر و گردن خواهید داشت. بنابراین همیشه به یاد داشته باشید که پشت میز کار و در جلسات صاف بنشینید و هرگز قوز نکنید.
افراد را به مشارکت تشویق کنید
زمانی جلسات کاریشما بهترین بازخورد را دارند که همه افراد حاضر در جلسه مشارکت داشته باشند و نظرات خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. اگر که افراد در جلسات نظرات خود را بیان نکنند و فقط به عنوان شنونده در جلسات حضور یابند خسته خواهند شد. بنابراین هر فرد موظف است تا دیگران را به همکاری در بحث‌ها و اظهار نظر دعوت کند تا جلسات خسته کننده نشود.
تاثیر دکوراسیون و فضای برگزاری جلسات
اتاق جلسات یا اتاق کنفرانس از مهم‌ترین بخش‌های هر اداری و یا سازمانی می‌باشد. از آن جایی که این اتاق محل برگزاری جلسات کاریمی‌باشد در نتیجه دکوراسیون اتاق کنفرانس شما در انرژی افراد حاضر در جلسه تاثیر گذار است. در صورتی که دکوراسیون اتاق شما مناسب نباشد باعث می‌شود که افراد در جلسات کاریاحساس خستگی کنند و انرژی کافی برای هم فکری و مشارکت نداشته باشند. اگر می‌خواهید در جلسات کاری افراد احساس خستگی نکنند بهترین راه کار این است که در صورتی که می‌توانید از نور‌های طبیعی برای اتاق جلسات استفاده کنید و پنجره‌های اتاق را با پرده‌های مناسب مجهز کنید تا در زمان مورد نیاز بتوانید نور اتاق را با توجه به شرایط تنظیم کنید. در صورتی که نمی‌توانید از نور طبیعی در اتاق جلسات استفاده کنید توصیه ما به شما این است که از نور زرد استفاده کنید. همچنین توجه داشته باشید که لامپ‌های اتاق جلسات امکان کاهش نور داشته باشند و بتوانید نور آن‌ها را کم و یا زیاد کنید. همچنین سعی کنید دکوراسیون اتاق کنفرانس را زیادی شلوغ نکنید تا چشم افراد خسته نشود همچنین اتاق کنفرانس مرتب باعث می‌شود تا شما دیرتر خسته شوید و احساس ناخوشایند داشته باشید. همچنین اگر از فضا‌های دیگر مثل کافه و یا رستوران‌ها برای برگزاری جلسات کاری استفاده می‌کنید بهتر است که همه چیز را از قبل برنامه ریزی کنید و بهترین مکان را انتخاب کنید. این مقاله به همت کارشناسان مبلمان اداری یکتاتهیه و انتشار یافته است.